Come creare una cultura dei dati all'interno di un'associazione?

Néanmoins, l'implementazione di una cultura dei dati all'interno di un'associazione può risultare un problema di ordine pubblico. Nell'ambito dell'iniziativa Data Hive (programma di accelerazione digitale per le ONG lanciato da Cinquantacinque) per l'associazione "La Fresque du Climat", abbiamo individuato le prime piste di soluzione per instaurare una cultura dei dati efficiente all'interno di un'associazione attraverso diverse azioni: 

• La costruzione di un cruscotto di controllo delle prestazioni,
• La formazione delle squadre per la costruzione e il monitoraggio degli indicatori di qualità,
• La raccomandazione e l'implementazione di un'architettura di dati ottimizzata.

Ma soprattutto, cos'è una cultura dei dati efficiente? Possiamo definirla come un processo di monitoraggio e ottimizzazione regolare degli indicatori di performance. Si tratta di un elemento cruciale per le associazioni e le ONG, anche se non hanno un obiettivo commerciale in senso stretto. In effetti, si trovano spesso di fronte a problemi di governance specifici e, in particolare, alla difficoltà di definire gli indicatori comuni prioritari in considerazione della diversità delle parti interessate.

In questo articolo, illustriamo quattro fasi essenziali per arrivare a pilotare efficacemente gli indicatori di base della vostra organizzazione.

1. Implicare l'insieme delle parti prenatali

È fondamentale sensibilizzare in un primo momento la direzione sull'importanza dei dati per la gestione strategica del progetto. 

È inoltre opportunoindividuare gli ambasciatori dei dati all'interno dell'organizzazione e fare in modo che siano coinvolti nei progetti. Questi ambasciatori possiedono spesso le competenze necessarie per pilotare i vostri progetti di dati, ma non sanno mai cosa fare per servire al meglio le diverse squadre di lavoro. Conoscono perfettamente i dati raccolti, l'infrastruttura tecnica e possono anche aver messo a punto il vostro sito web. Rispondono quotidianamente a domande di carattere tecnico, pur avendo la capacità di affrontare i problemi di pilotaggio richiesti dalle squadre professionali. Puntate sulla loro competenza! All'interno della Fresque du Climat, abbiamo potuto collaborare in particolare con l'équipe Produit & IT per valutare l'interesse di lanciare i dati dei canali all'interno. 

Inoltre, è fondamentalecoinvolgere l'insieme delle équipes métiers fin dall'inizio dei lavori, durante la fase di progettazione. Un'attività essenziale in questa fase è l'atelier di riflessione sugli obiettivi di ciascuna équipe:

• Quali sono i miei obiettivi principali?
• Quali sono i miei obiettivi secondari?
• Quali tipi di decisioni è opportuno prendere in merito a questi obiettivi?
• Quali sono gli indicatori che mi permettono di sapere se i miei obiettivi sono stati raggiunti?
• Chi deve controllare e portare questi indicatori al quotidiano?

Queste domande vi permetteranno di avviare una discussione con le équipes, di identificare quelle rimaste in sospeso, sia a livello operativo che a livello di direttive strategiche. Come sapere quali sono le équipes da integrare in questo atelier? Porre la domanda durante un comitato globale: più spesso, le squadre che ne hanno bisogno si identificano naturalmente.

Con la Fresque du Climat, abbiamo scelto di iniziare con un atelier su questa cultura Data: un rappresentante di ogni équipe ha partecipato alla sessione, durante la quale abbiamo fatto emergere i loro obiettivi e le indicazioni da seguire per raggiungerli. Le équipe hanno apprezzato questo tempo per confrontarsi con noi, ma soprattutto tra di loro, sugli obiettivi dell'associazione e sulle modalità di collaborazione.

2. Costruire le fondazioni

È necessario identificare gli usi già esistenti, puntare sugli ambasciatori di riferimento e definire una strategia di dati allineata ai grandi obiettivi dell'associazione. 

In effetti, il più delle volte, i dati necessari alla realizzazione dei vostri casi d'uso sono già raccolti e immagazzinati in una piattaforma di dati. L'unico elemento mancante è l'espressione dei bisogni del settore: l'identificazione dei KPI(key performance indicators, o "indicatori di performance") pertinenti per pilotare la performance delle azioni svolte dalle vostre squadre. A questo punto, è fondamentale identificare i KPI legati ai vostri obiettivi. La nostra metodologia, basata su atelier e su un modello proprietario, consente di allineare esigenze professionali, indicatori e specifiche tecniche per costruire e visualizzare questi indicatori negli strumenti più pertinenti per la vostra organizzazione. Con La Fresque du Climat, siamo riusciti a costruire un documento di riferimento per l'insieme dei KPIs seguiti dalle équipes. Il documento è in progressiva evoluzione, a seconda che le équipes siano integrate nel progetto. 

Esistono numerosi strumenti per raccogliere e visualizzare i dati senza costi di licenza. Si pensi a Google Analytics o ancora a Matomo, che propongono licenze gratuite facilmente sfruttabili. La scelta di uno strumento piuttosto che di un altro dipende dalle vostre esigenze e dalle competenze delle vostre squadre tecniche.

3. Itérer 

È necessario quindi entrare in un ciclo di ottimizzazione composto da 4 fasi: "raggiungimento degli obiettivi" > "pilotaggio dei dati" > "controllo delle prestazioni" > "ottimizzazione", con riferimento ai processi, agli strumenti, alle formazioni e agli obiettivi. Per questo motivo, la messa in atto di regole che consentano di controllare le prestazioni della vostra attività, ma anche le esigenze di indicatori complementari, vi assicurano la continuità degli strumenti utilizzati. Come indicato all'inizio dell'articolo, i documenti di definizione dei KPI sono in continua evoluzione e rappresentano la base del vostro processo. Documentateli! Non rinunciate a includere anche la vostra direzione in questi scambi per creare dei punti di contatto tra visione strategica ed esecuzione operativa.

4. Pérenniser

Una volta implementati i dispositivi di raccolta e misurazione e formate le squadre, è necessario creare le condizioni necessarie affinché la nuova governance si mantenga nel tempo e si sviluppi. È necessario mettere in atto una governance data, continuare a formare le squadre e lavorare sui processi, gli strumenti, le formazioni e gli obiettivi. Trois actions clés vous permettront de pérenniser le suiviers de vos enjeux data: 

• La designazione di un responsabile per ogni KPI,
• La messa in atto di un controllo regolare della performance dei KPI da parte di comitati dedicati,
• La configurazione di strumenti di visualizzazione adattati a ciascun problema (operativo o strategico).

Con la Fresque du Climat, abbiamo iniziato i nostri lavori con la messa in opera di una raccolta di dati resilienti sull'insieme dei loro siti internet per consentire la costruzione e il monitoraggio degli indicatori previsti dal quadro KPI. Questi indicatori, visualizzati attraverso l'applicazione di visualizzazione Metabase, consentono alle équipe di Marketing e Produzione di controllare le prestazioni dei percorsi sul web. Questo progetto è una prima fase; altri indicatori possono essere creati a partire da altre fonti di dati, il nostro accompagnamento è a lungo termine.

In conclusione, per un'impresa come per una ONG, l'elaborazione di un processo, di una governance e di progetti misurabili è un compito complesso. Noi di Cinquantacinque abbiamo l'esperienza necessaria per affrontare questo tipo di situazione e siamo a vostra disposizione per accompagnarvi in questo percorso. Per saperne di più, non esitate a consultare il nostro webinar realizzato con la Fresque du Climat e Label Emmaüs, o a contattarci se avete domande!

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